Kaltakquise auslagern: Modelle, Ablauf, Fallstricke.

Welche Anbietertypen gibt es?

Die Grenzen verschwimmen. Manche Callcenter verkaufen sich als Vertriebsagentur, manche Agentur arbeitet mit freien Mitarbeitern. Frag deshalb nicht nach der Bezeichnung, sondern danach, wer konkret anruft und welche Verkaufserfahrung diese Person hat.

Wie läuft ein Mandat ab?

Der Ablauf ist bei seriösen Anbietern weitgehend gleich, unabhängig vom Preismodell.

1. Kickoff. Angebot, Zielgruppe, typische Einwände, Ausschlusskriterien. Gute Anbieter wollen hören, wie du selbst verkaufst, statt dir ein fertiges Skript zu zeigen.
2. Liste und Leitfaden. Zielkunden werden recherchiert oder aus deinem CRM übernommen, der Gesprächseinstieg wird auf dein Angebot zugeschnitten.
3. Anbindung. Kalender und, wenn vorhanden, CRM werden verbunden, damit Termine ohne Zwischenschritt bei dir landen.
4. Erste Anrufblöcke. Jetzt zeigt sich, ob die Annahmen aus dem Kickoff stimmen. Meist stimmen sie teilweise.
5. Nachsteuern. Einstieg, Zielgruppenzuschnitt und Einwandbehandlung werden anhand echter Gespräche angepasst. Dieser Schritt entscheidet über das Ergebnis, nicht die Vorbereitung.

Von der Beauftragung bis zum ersten Termin vergehen bei guter Vorbereitung ein bis drei Wochen. Wer dir Termine ab dem nächsten Tag verspricht, ruft entweder eine ungeprüfte Liste an oder rechnet Termine als vereinbart ab, die nie stattfinden.

Woran scheitern Mandate am häufigsten?

• Unscharfe Zielgruppe. „Mittelstand in Deutschland” ist keine Zielgruppe. Ohne Branche, Größe, Rolle und Anlass wird das Gespräch beliebig.
• Kein Ansprechpartner auf deiner Seite. Wenn Rückfragen aus den ersten Gesprächen tagelang liegen bleiben, wird dieselbe Schwäche hundertmal wiederholt.
• Termine werden nicht wahrgenommen. Zwei bis fünf Termine pro Woche binden Zeit. Wer sie verschiebt, verbrennt genau die Kontakte, die Interesse hatten.
• Keine Definition von „qualifiziert”. Ohne schriftliche Kriterien streitet ihr nach vier Wochen über jede Rechnung.
• Zu kurzer Atem. Die ersten zwei Wochen sind Kalibrierung. Wer nach zehn Tagen abbricht, hat für die Lernkurve bezahlt und erntet sie nicht.

Was musst du selbst beisteuern?

Mehr, als die meisten Anbieter im Verkaufsgespräch sagen. Konkret: ein bis zwei Stunden für den Kickoff, Erreichbarkeit für Rückfragen in den ersten zwei Wochen, freie Kalenderslots und jemanden, der die Termine führt. Wenn dein Vertrieb ohnehin ausgelastet ist, produzierst du mit mehr Terminen keinen Umsatz, sondern einen Stau.

Welche Punkte gehören in die Vereinbarung?

Fünf Punkte entscheiden später darüber, ob die Zusammenarbeit ruhig läuft oder ob ihr über jede Rechnung diskutiert.

1. Definition eines qualifizierten Termins. Welche Rolle, welche Unternehmensgröße, welcher Bedarf, welcher Zeitrahmen. Je konkreter, desto weniger Streit.
2. Regelung bei Ausfall. Wird ein nicht wahrgenommener Termin berechnet, nachgeholt oder gutgeschrieben?
3. Umgang mit Absagen und Sperrlisten. Wer pflegt sie, und gelten sie auch für Folgekampagnen?
4. Datenschutz. Wenn die Agentur mit deinen Kontaktdaten arbeitet, ist zu klären, ob eine Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO vorliegt.
5. Ausstieg. Kündigungsfrist, Herausgabe der Gesprächsdaten und die Frage, wem die aufgebaute Zielkundenliste am Ende gehört.

Der letzte Punkt wird fast immer vergessen und ist der teuerste. Wenn die recherchierte Liste beim Dienstleister bleibt, fängst du beim nächsten Anbieter wieder bei null an.

Wie behältst du die Kontrolle?

Über drei Dinge, die du vertraglich festhalten kannst: die Definition eines qualifizierten Termins, die Regelung bei Terminausfall und die Frage, ob du zu jedem erreichten Kontakt eine Gesprächsnotiz bekommst. Die Notiz ist der beste Qualitätsnachweis, weil sich daran ablesen lässt, ob wirklich ein Gespräch stattgefunden hat.

Häufige Fragen

Wie schnell liefert eine Terminierungsagentur die ersten Termine?

Bei guter Vorbereitung ein bis drei Wochen nach Beauftragung. Der Zeitraum geht vor allem für Zielkundenliste, Gesprächseinstieg und Kalenderanbindung drauf.

Callcenter oder spezialisierte Agentur?

Bei einfachen Angeboten und breiten Zielgruppen kann ein Callcenter reichen. Sobald der Erstkontakt Fachverständnis braucht oder Einwände sauber behandelt werden müssen, ist eine spezialisierte Agentur die bessere Wahl.

Darf eine Agentur in meinem Namen anrufen?

Ja, das ist üblich. Rechtlich bleibst du als Auftraggeber verantwortlich, weshalb die Zielgruppenauswahl und die Frage der mutmaßlichen Einwilligung nach § 7 UWG dokumentiert sein sollten. Mehr dazu auf der Seite zur Rechtslage.

Wie viele Termine sind realistisch?

Das hängt an Zielgruppe und Erreichbarkeit. Seriöse Anbieter nennen erst nach den ersten Anrufblöcken eine belastbare Zahl, weil vorher niemand weiß, wie gut deine Zielgruppe ans Telefon geht.

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Herausgegeben von terminjagd, München. Quellen und Rechtsstand sind im Text benannt. Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.